- 1.1 - La communication asynchrone
La communication sur l'Internet par courrier électronique ressemble étrangement à l'utilisation des boîtes vocales (répondeurs) avec le bon vieux téléphone: on peut laisser des messages à notre interlocuteur et prendre nos messages, mais on ne peut communiquer en direct.
Il y a toutefois deux différences fondamentales: ce qui est transmis est habituellement du texte, où à tout le moins un document informatique, et on peut communiquer "de 1 à plusieurs". Nous reviendrons sur ce deuxième aspect un peu plus loin.
D'autres avantages sont aussi à souligner:
- la distance n'a pas d'importance (aucun frais d'interurbains)
- la transmission est instantanée ou presque
- les destinataires n'ont pas à être branchés au même moment
- 1.2 - Qu'est-ce qu'on transmet par courrier électronique?
Ce qui transite par courrier électronique, ce sont des fichiers informatiques. Toute information stockée dans un fichier informatique peut être transmis par courrier électronique. Dans le cas où l'on veut simplement dire quelques mots à un ami, on doit taper notre message à l'aide d'un clavier, et cela est habituellement plus long que de simplement prendre le téléphone.
Toutefois, lorsqu'on travaille à deux sur un volumineux document de traitement de texte, le fait de pouvoir se l'échanger (avec des corrections, des annotations, etc.) constitue un avantage indiscutable du courrier électronique. Même le fax ne peut prétendre être aussi efficace dans ces situations.
La plupart du temps, on voudra simplement transmettre un simple message textuel. Dans ce cas, notre logiciel de courrier électronique nous offrira une fenêtre de composition des messages, et nous taperons le message directement dans cette fenêtre. Lorsque le message est terminé et que l'on a bien identifié le destinataire, on indique simplement à notre logiciel de transmettre le message.
Si on veut transmettre d'autres fichiers, qui ne sont habituellement pas des fichiers texte, on doit utiliser le mécanisme des "fichiers joints" (attachment). Maintenant, la plupart des logiciels de courrier électronique supportent cette fonction. Si vous n'êtes pas certain que votre destinataire peut gérer les fichiers joints correctement, demandez-lui préalablement.
- 1.3 - La question des accents
Un des mythes les plus tenances de l'Internet concerne son impossibilité de gérer correctement les accents français. C'est à la fois vrai et faux. Vrai parce qu'auparavent, les systèmes n'étaient pas capables de le faire, et aujourd'hui c'est encore le cas pour certains. Faux parce que maintenant la grande majorité des logiciels de courrier électronique, en particulier ceux utilisés dans les pays non anglo-saxons, gèrent sans problèmes les accents.
Pour bien gérer les accents, on doit avoir un logiciel de courrier électronique qui supporte le protocole MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions). Les logiciels habituels (Eudora, Netscape) supportent très bien ce protocole. Ce n'est pas vrai pour certains systèmes qui n'étaient pas au départ destinés à l'Internet.
- 1.4 - La communication de 1 à plusieurs
Nous avons déjà mentionné que l'un des avantages marqués du courrier électronique est de permettre la communication de 1 à plusieurs, ce qui est un outil très puissant (pensez à ceux qui possèdent des chaînes de télé ou de radio, des journaux...).
Il y a deux façons d'envoyer des messages à plusieurs personnes: on peut spécifier plusieurs adresses comme destinataires, ce qui peut être long lorsqu'il y a plusieurs centaines de destinataires. Mais surtout, le courrier électronique a donnée naissance aux listes de discussion (ou encore groupes de discussion).
Une liste de distribution, c'est une liste d'adresses, et chaque adresse est celle d'une personne abonnée à la liste (aucune connotation financière dans le terme abonné). Lorsque quelqu'un (un abonné ou non) envoie un message à la liste, un mécanisme (il s'agit d'un programme informatique) se charge d'expédier le message à tous les abonnés. Et voilà, un message, une adresse, et possiblement des milliers de destinataires.
Les points suivants sont importants pour la bonne compréhension des listes de discussion:
- La liste possède sa propre adresse électronique, de même que le "serveur de liste". On envoie les messages administratifs au serveur de liste, et les messages adressés aux autres abonnés à la liste elle-même.
- Ceux qui désirent s'abonner à une liste doivent le signifier au serveur de la liste, par courrier électronique bien entendu, en respectant un certain format. Bien sûr, les abonnés qui désirent quitter la liste doivent le signifier au serveur de liste (et non à tous les abonnés).
- Il n'y a aucune règle formelle qui régit la création de listes de discussion. Pour en créer une, on doit avoir la permission d'un administrateur de système qui gère un serveur de liste. Naturellement, les listes sont habituellement créées pour discuter d'un sujet ou d'un événement particulier.
Vous devrez vous abonner à la liste de discussion du groupe pour participer aux discussions donnant lieu à une évaluation. Voici les instructions à suivre:
Créer un message et l'adresser à: mailserv@hec.ca
Sur la première ligne du message écrire: "SUBSCRIBE I52701-L Prénom Nom"
Envoyer le message
Vous recevrez un message confirmant votre inscription. Il est bien important de conserver ce message, car il contient notamment les instructions pour quitter la liste!
Une fois inscrit, vous pourrez envoyer des messages à tous les abonnés en utilisant l'adresse suivante: 52701-L@hec.ca.
Éventuellement, il faudra terminer l'abonnement au listserv. Voici comment il faut procéder:
Créer un message et l'adresser à: mailserv@hec.ca
Sur la première ligne du message écrire: "UNSUBSCRIBE 52701-L"
Envoyer le message
- 1.5 - Les limites du courrier électronique de l'Internet
Le courrier électronique de l'Internet n'est pas parfait. Il souffre notamment des lacunes suivantes:
Les messages sont transmis "en clair", c'est-à-dire qu'il est facile de les consulter s'ils sont interceptés. Un moyen de contourner ce problème est d'utiliser un système d'encryption, comme celui à clés publiques appelé "Pretty good privacy".
Il n'existe pas de mécanisme normalisé pour s'assurer que les messages se rendent bien à destination. Certains logiciels implantent un mécanisme d'accusés de réception, ce qui est une solution intéressante, mais ce n'est pas généralisé, loin de là.
Il n'existe pas de mécanisme normalisé pour vérifier la provenance exacte d'un message reçu.
Comme vous le constatez, les problèmes sont surtout d'ordre sécuritaire ou de protection des renseignements personnels.
Tous les fournisseurs Internet offrent les serveurs POP et SMTP de même que l'adresse électronique. Dans plusieurs cas, ils offrent également un logiciel pour gérer le courrier électronique.
À noter que l'on n'a pas à être branché au moment même on quelqu'un nous expédie un message. En effet, le serveur POP conserve pour nous les messages jusqu'à ce que nous lui demandions (à l'aide du logiciel de courrier électronique) de les consulter.
Dans la plupart des cas, les usagers vont récupérer les messages sur leur propre ordinateur, et ainsi les supprimer du serveur. Toutefois, il est possible (lorsque le fournisseur le permet) de les laisser sur le serveur.
Eudora Light est un gratuiciel ("freeware") qui permet de gérer le courrier électronique. Il s'agit probablement du logiciel de courrier électronique le plus utilisé sur l'Internet. À noter qu'il existe également une version commerciale, appelée Eudora Pro, qui offre un peu plus de fonctions.
Ces notes de cours ne donnent pas tous les détails du fonctionnement de Eudora Light. Pour en savoir plus, consultez les extraits de la première édition du livre fournis en classe.
- 3.1 - L'envoi de message
Avant toute chose, on a envie d'envoyer un message à quelqu'un, ou peut-être à nous-mêmes! Il est relativement facile d'envoyer un message simple:
Utilisez l'item "New message" du menu "Message" d'Eudora Light.
Indiquer l'adresse du destinataire dans le champ "To". À noter qu'il s'agit du seul champ obligatoire dans un message.
Il est préférable d'indiquer également le sujet du message dans le champ "Subject".
Taper le message désiré dans la zone de texte dans le bas de la fenêtre.
Indiquer à Eudora Light d'envoyer le message, en cliquant sur le bouton "Send" (ou "Queue").
Et c'est tout! Nous verrons plus loin ce que l'on peut faire de plus.
- 3.2 - La réception de messages
Pour recevoir des messages (plus précisément pour demander au serveur POP de nous envoyer les messages reçus, s'il y en a), on doit suivre les étapes suivantes:
Aller chercher le nouveau courrier, avec la fonction "Check Mail" du menu "File".
Une fois vos messages récupérés, Eudora Light les place dans un dossier appelé "In". Vous devriez avoir une fenêtre qui contient la description (auteur, sujet, etc.) des messages reçus. Cette fenêtre est la fenêtre du dossier "In".
Pour lire un message, double-cliquer sur sa description. Le texte apparaîtra dans une autre fenêtre.
- 3.3 - La gestion des messages et des dossiers
Lorsque l'on reçoit un message, Eudora Light le met automatiquement dans le dossier "In". Évidemment, si vous laissez tous vos messages dans ce dossier, il sera vite difficile de vous y retrouver. Pour mieux organiser vos dossiers, vous pouvez effectuer ces opérations:
Effacer un message: on sélectionne sa description, et on appuie sur la touche "Supprimer"; ou encore, pendant la lecture du message, on choisit l'item "Delete" du menu "Message". Toutefois, lorsqu'on efface un message, il ne disparaît pas immédiatement. En effet, Eudora Light le place dans le dossier Trash, et c'est seulement lorsqu'on vide ce dossier que les messages disparaissent. Pour vider ce dossier, vous devez utiliser l'item "Empty Trash" du menu "Special".
Créer de nouveaux dossiers, que l'on nomme à notre guise. Pour ce faire, choisissez l'item "New" du menu "Mailbox", et donnez le nom que vous désirez. À noter que l'on peut également créer des dossiers dans des dossiers.
Déplacer les messages d'un dossier à l'autre. Pour ce faire, on doit sélectionner la description du message, ou encore le consulter, puis choisir le dossier de destination dans le menu "Transfer".
- 3.4 - Donner suite aux messages reçus
Bien souvent, on voudra répondre directement à un message reçu, ou encore le faire suivre à un autre destinataire. Ces deux fonctions sont très simples avec le courrier électronique:
On peut répondre à un message, c'est-à-dire composer un message à celui qui nous en a envoyé un, à l'aide de la fonction "Reply" (bouton ou menu "Message"). À ce moment, Eudora Light ouvre une fenêtre de composition de messages, et place automatiquement la bonne adresse dans le champ "To", et inscrit également le même sujet précédé des lettres "Re:".
On peut faire suivre un message, à l'aide de la fonction "Forward" (menu "Message" ou bouton). Dans ce cas, Eudora Light ouvre une fenêtre pour envoyer un message, et vous devez vous-mêmes spécifier l'adresse du nouveau destinataire. Le message à faire suivre sera dans le corps du message, chaque ligne commençant par le symbole ">".
- 4.1 - Les champs d'un message
Lorsqu'on envoie un message, on peut préciser autre chose que l'adresse du destinataire. Voici les autres champs que l'on peut utiliser dans l'en-tête des messages:
| Champ | Signification
|
|---|
| TO: | Adresse du ou des destinataires (séparés par une virgule). C'est le seul champ obligatoire.
|
| CC: | "Copie conforme" (Carbon copy). Le message sera également envoyé aux usagers dont l'adresse figure dans ce champ.
|
| BCC: | "Copie conforme à l'aveugle" (Blind Carbon Copy). Les usagers dont l'adresse est inscrite dans ce champ recevront le message, mais ils ne verront pas les autres récipiendaires du message. Pas plus que les autres ne pourront le voir.
|
- 4.2 - Les fichiers joints
Pour joindre un fichier lors de l'envoi d'un message, on doit choisir l'item "Attach File" du menu "Message", puis choisir le fichier à l'aide des techniques habituelles de Windows.
Lors de la réception de fichiers joints, Eudora Light place les fichiers reçus dans un répertoire prévu à cet effet. On peut également double-cliquer sur l'icône représentant le fichier joint (dans le message) pour ouvrir le document avec l'application associée (s'il y a lieu).
Pour changer le répertoire où est enregistré le fichier attaché, allez dans le menu "Tool" puis dans le sous menu "Options". Maintenant sélectionnez la catégorie "Attachments" (l'icône du coté gauche de la boite de dialogue) et changez les coordonnées du coté droit.
- 4.3 - Carnet d'adresse
Si on a beaucoup de correspondants, il est utile d'avoir un carnet d'adresse. Eudora Light nous offre cette possibilité (appelée "Nicknames"), et il est conseillé de s'en servir.
En choisissant le sous-menu "Address book" du menu "Tools", vous aurez la possibilité d'ajouter ou de supprimer des adresses que vous voulez conserver. Les adresses sont représentées par un surnom ("nickname") facile à retenir (si vous les choisissez bien!). Un surnom peut avoir plusieurs adresses associées (séparez-les par des fins de ligne ou des virgules), et dans ce cas il s'agit d'une liste de distribution.
Lorsqu'on compose un nouveau message, dans le champ "To" on peut simplement entrer un surnom du carnet d'adresse, et Eudora Light se chargera d'inscrire la ou les bonnes adresses.
- 4.4 - Configuration du courrier dans Eudora Light.
- Fournir les données de démarrage
À partir du menu principal, sélectionnez tools, options, sélectionnez l'icone Getting started et fournissez les informations suivantes
| Définition |
Description du contenu |
Exemple |
| Pop Account |
Code de l'utilisateur (donné par votre fournisseur)
@
Nom du serveur de courrier électronique de votre fournisseur |
p216
@
mailer.hec.ca |
| Real name |
Votre nom (qui sera inclu entre parenthèse avec votre adresse lors d'envoi de message) |
Votre Nom |
- Fournir les données d'identification
À partir du menu principal, sélectionnez tools, options, sélectionnez l'icone Personal information et fournissez les informations suivantes
| Définition |
Description du contenu |
Exemple |
| Return address |
le code de courrier électronique que vous utiliserez dans vos communications avec les autres
| prenom.nom@hec.ca |
- Fournir les données du serveur de courrier électronique
À partir du menu principal, sélectionnez tools, options, sélectionnez l'icone Host et fournissez les informations suivantes
| Définition |
Description du contenu |
Exemple |
| SMTP |
Le nom du serveur SMTP de votre fournisseur |
mailer.hec.ca |
