Synergy 2.0
Mode d'emploi

• Introduction
• Notions de base
• Les droits des usagers
• La régie centrale
• Activité
• Lancement de Synergy
• Description de l'interface
• Programmation d'une activité
• Programmation pour la diffusion d'un document
• Édition d'un activité
• Recherche d'un document
• Installation technique
• Synergy de l'extérieur
• Programmation d'une installation technique
• Synergy dans la salle de cours
• Autres cas de programmation
• Diffusion de plus d'un document
• Diffusion d'un document personnel
• Diffusion avec départ automatique
• Diffusion de document et une installation technique
• Programmation pour un étudiant
• Assistance de l'audiovisuel

Introduction

Dans les rares cas où il n'a pas accès au réseau, l'usager peut demander à son secrétariat de faire ses réservations pour lui. De même, le coordonateur d'un groupe-cours peut aussi effectuer les réservations requises pour tout son groupe.

Si vous éprouvez des problèmes quant à l'utilisation de SYNERGY CLIENT, communiquez avec le service de l'audiovisuel en composant le 340-6565.

Notions de base

Les droits des usagers

La régie centrale

Activité

Diffusion d'un document

Ce type d'activité est présenté dans SYNERGY par le terme anglais " Recorded media ". Il permet d'avoir accès à tous les documents disponibles en médiathèque et de programmer leur diffusion.

Installation technique

Pour programmer une installation technique, il faut d'abord passer en mode " physical item ". Cette option vous permettra d'avoir accès à tous les différents types d'équipements disponibles à l'audiovisuel et de programmer leur installation à l'endroit précis où ils vous seront utiles.

Lancement de SYNERGY

Lorsque Synergy est lancé, la boîte de dialogue du mot de passe apparaît. Il vous suffit d'y entrer votre NOM espace PRÉNOM en majuscule et votre mot de passe qui, à l'installation, est le 1234. Vous voilà maintenant en communication avec notre serveur. Si toutefois le serveur vous refuse l'accès, communiquez avec le service de l'audiovisuel en composant le 340-6565.

Pour mettre fin à Synergy, sélectionnez " Exit " à partir du menu " System ". À ce moment apparaîtra une boîte de dialogue vous demandant de confirmer votre décision. Confirmez et le tour est joué. Si toutefois vous ne voulez que rompre la communication, utilisez l'icône  qui se trouve sur la barre d'outils.

Pour rétablir la communication, utilisez l'icône en forme de clef  qui se trouve également sur la barre d'outils.

Description de l'interface

Figure1: Écran principal du logiciel

La barre des menus

Utilisez la barre des menus ou les icônes sur la barre d'outils pour accéder aux fonctions du logiciel. Pour activer une des commandes du logiciel à partir de la barre des menus, sélectionnez le menu correspondant et la commande dans le menu ainsi déroulé. Les icônes placées devant les commandes se retrouvent sur la barre d'outils.

• System
• Setting : configuration du branchement au serveur et donne l'information . Il permet aussi de synchroniser l'horloge de votre ordinateur avec celle du serveur.
• Login : entrée en communication avec le serveur.
• Logout: fin de communication.
• Change Password: modification du mot de passe.
• Controller
• Simple Controller : activation de la télécommande pour diriger la diffusion des documents dans la salle de cours.
• CDI Capable Controller: Non utilisé
• Exit : sortie du logiciel et retour à la fenêtre bureau de Windows.


• Media
• Locate Media : ouverture de la fenêtre du même nom affichant les titres des documents disponibles en médiathèque et la recherche de ces documents.
• Schedule : ouverture de la fenêtre du même nom et programmation d'une activité aux date, heure et endroit requis.


• Print
• Current Schedule : impression des demandes programmées.
• Schedule History : impression des demandes programmées et et de celles qui sont déjà exécutées (jusqu'à 1 semaine avant).


• View
• All Events : visualisation des demandes de l'ensemble des usagers qu'il vous est permis de voir.
• User's Events : visualisation des demandes d'un usager en particulier.


• Help
• Menu non mis en application par Synergy. Communiquer l'audiovisuel pour une aide personnelle par le service en ligne (340-6565 de 8 h 00 à 22 h 00).

Les fenêtres du programme

La fenêtre " Present Events "

Les activités qui apparaissent dans cette fenêtre sont sur le point d'être réalisées ou présentement en cours d'utilisation. Il est possible de démarrer une diffusion seulement si la demande se retrouve dans cette fenêtre. Il est donc très important de bien spécifier l'heure et la date à laquelle l'équipement ou le document est requis. Pour une diffusion d'un document, l'idéal est d'inscrire la durée totale du cours ex. de 12h à 15h. Ainsi, vous pourrez visionner le document au moment opportun.

La fenêtre " Future Events "

Les activités affichées dans cette fenêtre sont prévues pour un moment futur. Elles sont présentées dans l'ordre chronologique de présentation ou d'utilisation. Cette fenêtre permet la vérification et la correction des activités programmées.

Barre d'état (" Status bar ")

Située au bas de la fenêtre principale, la barre d'état affiche quatre informations soit :

• l'heure et la date actuelle,
• l'adresse internet du serveur,
• le nom de la salle ou du type de client,
• le nom de l'utilisateur.

Programmation d'une activité

La programmation d'une activité comprend la sélection d'un document ou d'une installation d'équipement et le choix de la date, de l'heure, du lieu d'utilisation ainsi que la définition de toutes les options disponibles. Lorsque toutes ces étapes sont franchies, la demande est soumise à l'approbation du serveur qui gère toutes les demandes. La confirmation est envoyée à l'utilisateur dans les secondes qui suivent. Voyons comment franchir ces diverses étapes de façon à ne pas avoir de mauvaises surprises.

Comme premier exemple, supposons que notre utilisateur, M. Pinet, professeur au HEC, veut diffuser le document " Ouragan sur le Caine " lors de la quatrième séance de son cours. Cette séance aura lieu le jeudi 18 septembre de 8h30 à 11h15, dans la salle Gérard Parizeau.

Tout d'abord, il lance le logiciel Synergy et entre son mot de passe qui établit la communication avec le serveur. De la fenêtre principale, il sélectionne l'icône Schedule  qui ouvre la fenêtre du même nom (voir fig. 2). Cette fenêtre est constituée de sept tableaux qui représentent les sept questions que l'on doit se poser : Quel type d'activité, quand, quel titre ou type d'équipement, à quel endroit, qui en sera l'utilisateur et, pour terminer, quelles options sont désirées.

La sélection du type d'activité se fait dans la section " schedule type " située dans le coin supérieur droit de la fenêtre " schedule ". Par défaut , la fenêtre propose le mode diffusion de document (" recorded media "). Même si le système Synergy peut programmer 5 types d'activités, seules la diffusion de documents "recorded media" et les installations techniques "physical items" sont actuellement accessibles. Pour sa diffusion, M. Pinet n'aura pas à changer la sélection actuelle.

Par défaut, la fenêtre s'ouvre en mode de diffusion de document préenregistré. M.Pinet ira donc dans le tableau " Media " pour sélectionner le titre désiré. Il procédera soit en utilisant le barre de défilement jusqu'à l'apparition du titre qu'il sélectionnera ou, plus rapidement, en sélectionnant un titre au hasard pour activer le tableau, et en pressant la lettre O de Ouragan. De cette façon, au lieu de parcourir de A à O, il n'aura que les O à parcourir. S'il veut voir une description ou certaines informations relatives au document, il n'a qu'à double-cliquer sur le titre.

Après la sélection du titre, il devra maintenant programmer la date et l'heure auxquelles il veut diffuser son document. À partir du tableau " Event Date and Time ", il sélectionnera le bouton " Date " pour activer la fenêtre " Calendar " et ainsi avoir accès au mois désiré (en utilisant les flèches) et à la date voulue. Après avoir sélectionné la date, il activera la fenêtre " Time " à l'aide du bouton " Time ". Voici comment on utilise cette fenêtre: tout d'abord, on sélectionne l'heure de début à l'aide de la souris en enfonçant le bouton de gauche et tout en gardant le bouton enfoncé, on dirige le curseur sur l'heure de fin et on relâche le bouton de gauche. Vous remarquerez que la sélection entre l'heure de début et l'heure de fin restera enfoncée lors du déplacement du curseur. Vous noterez aussi que M.Pinet a programmé pour toute la durée de sa séance de cours. De cette façon, il n'aura pas à se soucier du moment auquel il diffusera son document. Soyez précis du moins pour la période de cours car si M.Pinet avait sélectionné de 8 h 00 à 12 h 30, le professeur qui occupe la salle de 12 h 00 à 14 h 45 ne serait pas en mesure de programmer un activité pour 12 h 00, heure à laquelle débute sa séance.

La date et l'heure de début et de fin sont maintenant inscrites au tableau. Vous remarquerez qu'il y a au-dessus et au-dessous de chaque inscription, des boutons qui vous permettent soit d'incrémenter (avec celui du dessus) et de décrémenter (avec celui du dessous) l'heure et la date. C'est une façon rapide de programmer une activité qui aura lieu dans la journée ou très prochainement.

Il faut maintenant programmer le lieu. Là encore il faut être précis car une programmation dans la mauvaise salle et le professeur qui utilise cette salle à la même période que vous se verra privé de la possibilité de programmer un document pour sa séance. De plus, vous serez dans l'incapacité de diffuser votre document au moment voulu.

De la même façon que lors de la sélection du titre, vous pouvez accéder au nom de la salle par la barre de défilement ou encore, en sélectionnant une salle au hasard (pour activer la fenêtre " Meeting Room ") et en tapant la première lettre du nom de la salle désirée (G pour Gérard Parizeau dans le cas présent). Cela aura pour effet de vous éviter de balayer toute les salles se trouvant avant la lettre sélectionnée.

Si, comme M. Pinet, vous programmez la réservation pour vous-même, vous n'aurez rien à sélectionner dans la section " scheduling user " car, par défaut, c'est le nom par lequel vous entrez en communication avec le serveur qui s'inscit dans cette case. Dans ce cas-ci, le nom de M. Pinet. Si par contre vous faites une réservation pour quelqu'un d'autre, vous devrez choisir son nom dans la liste offerte par le menu déroulant.

Dans la section " notes ", inscrivez tous les détails qui s'avèrent importants pour la diffusion du document. Par exemple, si vous voulez que la diffusion commence à un endroit précis à l'intérieur du document, inscrivez-le dans cette section. De plus, pour une demande d'installation, cette fenêtre permet de préciser votre demande s'il y a lieu. N'appuyez pas sur la touche " enter " à la fin d'une ligne car la fenêtre se fermera sans enregistrer votre demande.

Parmi les options proposées dans cette section, deux d'entre elles sont dignes d'intérêt: la fonction " autoPlay " vous permettant de faire démarrer un document à une heure très précise et la fonction " other room " qui vous donne la possibilité de diffuser un document dans plusieurs salles à la fois. Par défaut aucune option n'est sélectionnée et dans la majeure partie des cas, vous n'aurez pas à les utiliser.

Une fois votre demande faite, cliquez sur le bouton " Request " afin de la valider. Votre réservation sera acheminée au serveur qui, dans les secondes suivantes, vous transmettra la confirmation de cette réservation. Si toutefois ce message est négatif, vérifiez attentivement votre demande afin de voir si toutes les données sont conformes.

Une fois l'activité confirmé, quittez la fenêtre " Schedule " en activant le bouton " Done ". Vous verrez alors votre requête inscrite dans la fenêtre " Future Events ".

Édition d'une activité

Pour vérifier les détails d'une activité que vous avez programmée, double-cliquez sur la requête désirée dans la fenêtre " Future Events ". La fenêtre " Event Details " apparaîtra et vous permettra de vérifier tous les détails de l'activité programmée. Dans cette fenêtre, il vous est aussi possible de corriger la demande en cliquant sur le bouton " Edit ". À ce moment, la fenêtre " Schedule " réapparaîtra avec toutes les données de la demande à corriger. Apportez les corrections nécessaires et actionnez le bouton " Request ". Le serveur enverra un message pour confirmer que l'activité a été programmée avec succès. De nouveau, assurez-vous que toutes vos données sont exactes avant de valider la demande.

Recherche d'un document

M. Pinet semble soucieux. Il faut le comprendre car il aimerait bien diffuser un autre document pour le cours suivant mais il est incapable de se remémorer le titre du document en question (Racing the rising sun). Par contre il se souvient que le document traitait du commerce Canada-Asie. Il entreprend donc de faire une recherche à l'aide du système de recherche de Synergy. À l'aide du menu " Media " dans la fenêtre principale, il aurait pu y arriver en sélectionnant le sous-menu " Locate Media " mais il a préféré utiliser l'icône  qui l'emmène directement à la fenêtre " Locate Media ". De là, il active le bouton " Search " pour ouvrir la fenêtre de recherche " Format Search ". Dans la case " Subject ", il inscrit Asie et active la recherche. En quelques secondes, le serveur lui transmet le résultat. En voyant " Racing the Rising sun ", il fait la lecture de la description du document et se rend compte qu'il s'agit bien du document désiré. Il ne lui reste maintenant qu'à cliquer sur le bouton " Schedule " pour activer la fenêtre de programmation et programmer l'heure, la date et le lieu de sa diffusion.

Installation technique

Pour notre deuxième exemple supposons que notre utilisatrice, Mme Rondeau, veuille utiliser l'amphithéâtre. Sachant que cette salle est très grande, elle sait qu'il lui faudra un microphone pour que tout le monde puisse bien l'entendre. Elle doit donc en faire la demande au service de l'audiovisuel mais il est 22 h 30, elle est à la maison et son cours est le lendemain à 9 h 00.

Synergy de l'extérieur

Aucun problème. À l'aide de son ordinateur portatif, elle active l'utilitaire " Internet de la maison " et lorsque la connexion est établie, elle lance le logiciel Synergy. La voilà maintenant en communication avec le serveur du service de l'audiovisuel. (Il est préférable de ne pas activer de navigateur d'Internet.)

Programmation d'une installation technique

Elle écrit, comme d'habitude, son nom et prénom en majuscules et son mot de passe. Une fois en communication avec le serveur, elle ouvre la fenêtre de programmation (" schedule "). Dans la section " schedule type ", elle sélectionne " physical items " pour signifier qu'elle veut une installation d'équipements. À ce moment, la section gauche de la fenêtre où se trouvent normalement les titres des documents devient une liste d'équipements (projecteurs, magnétoscopes, etc..) ou d'opérations audiovisuelles (enregistrement vidéo, sonorisation, etc...). Dans son cas, elle n'a qu'à sélectionner " sonorisation". Elle programme la date et l'heure (voir la section diffusion de document) et sélectionne la salle amphithéâtre. Si certains détails pertinents sont nécessaires, elle peut les inscrire dans la section " notes ". Elle n'a plus qu'à cliquer sur " request " et sa demande sera acheminée au serveur. Veuillez noter que notre service s'occupe de vos besoins en audiovisuel, mais pour la réservation de salle sutre que votre salle de cours habituelle, il vous faudra contacter le service des immeubles.

Synergy dans la salle de cours

Vous pouvez désormais diriger entièrement la diffusion de votre document vidéo à partir de l'ordinateur installé en permanence dans chaque salle de cours. Vous devez tout d'abord mettre l'ordinateur en marche si cela n'est pas déjà fait. Une fenêtre vous demandant si vous voulez vous brancher sur le réseau Novell apparaîtra alors. Si vous désirez l'utiliser entrez votre mot de passe, sinon vous pouvez cliquer sur "annuler". De toute façon cela n'a aucun effet sur le fonctionnement de Synergy. Vous n'avez alors qu'à lancer le logiciel client Synergy. Pour cela, deux moyens s'offrent à vous:

• Par le menu "démarrer > programmes > audiovisuel > Synergy client"
• Par l'icône de Synergy client qui se trouve dans la barre de menu d'Office.

Une fois le programme lancé vous n'avez qu'à entrer vos nom et prénom (en majuscules) ainsi que votre mot de passe. Une fois en communication avec le serveur, vous verrez s'afficher dans les fenêtres " present events " et/ou " future events " les activités qui sont programmés à votre nom. Cependant si les demandes ont été faites pour vous par une autre personne et qu'elles ont été faites à son nom à elle, ces demandes n'apparaîtront pas alors dans les fenêtres mais seront tout de même fonctionnelles. Par exemple, supposons que la secrétaire de votre service d'enseignement a programmé une diffusion pour vous dans la salle Gérard Parizeau pour 12:00 hres. Alors lorsque vous vous connecterez avec le serveur Synergy à votre nom dans la salle Gérard Parizeau à l'heure dite, vous ne verrez pas la demande à l'écran mais vous pourrez tout de même partir la diffusion avec la télécommande de Synergy.

Dès que vous serez prêts à diffuser votre document, cliquez sur l'icône  ou activez le menu " system>controller>simple ". Un panneau de contrôle s'affichera à l'écran (voir ci-dessous).

Comme vous pouvez le constater, il s'agit d'une simple télécommande semblable à celle d'un magnétoscope conventionnel. La partie droite de la télécommande sert à commander le défilement de la cassette. Tout en haut, il y a le bouton " play ", pour mettre en marche la diffusion. Suivent les boutons stop, pause, avance et recul rapide. Dans la partie gauche, il y a le bouton " volume " pour ajuster le son en cliquant sur l'une des deux flèches. Le bouton " mute " sert à couper entièrement le son.

Autres cas de programmation

Si vous avez plus d'un seul document à diffuser dans votre cours, sélectionnez le premier que vous diffuserez de la façon habituelle (voir difffusion de document) et inscrivez le titre des autres documents dans la section " notes " de la fenêtre " schedule ". Lors de la diffusion en salle de cours, vous devrez appeler à la régie centrale de l'audiovisuel afin de changer la ou les cassettes dans le magnétoscope.

Diffusion d'un document personnel

Si vous avez un document personnel (VHS ou autre) à diffuser en salle de cours, vous devez procéder comme pour un document de la médiathèque (voir la section " programmer une activité ") sauf que vous devez double-cliquez sur " cassette personnelle " dans la liste des titres (" recorded media "). Ce dernier se trouve au haut de la liste. Une nouvelle fenêtre apparaîtra (" title details ") dans laquelle vous pourrez, dans la section inférieure droite, sélectionner le type de cassette que vous désirez diffuser. Vous devez apporter votre document à la régie centrale de l'édifice Decelles au local 1045, au moins une heure avant la diffusion.

Diffusion avec départ automatique

Si vous désirez que votre document soit diffusé à une heure bien précise dans votre cours, vous n'avez qu'à cocher l'option " auto play " dans la section " options " de la fenêtre " schedule " au moment de la programmation de votre diffusion. Ajustez alors l'heure de départ (" start time ") à l'heure à laquelle vous désirez le départ du document. N'oubliez pas cependant d'ajuster l'heure de la fin à au moins une minute de plus que la durée de votre document. Il vous faudra aussi ouvrir le projecteur vidéo/data en mode vidéo à votre arrivée dans la salle pour avoir l'image.

Diffusion de document et installation technique

Si vous avez, par exemple, un ou des documents à diffuser et aimeriez avoir de l'équipement qui n'est pas installé en permanence dans la salle (microphone, caméra ou projecteur à diapositives, etc..), durant le même cours, faites une demande pour la ou les diffusions et une autre pour les installations techniques.

Programmation pour un étudiant

Si un(e) étudiant(e) a besoin de diffuser ou visionner un document, de faire un montage vidéo ou bien nécessite de l'équipement non disponible en salle de cours, vous devez faire la réservation pour lui (ou elle) à votre nom à l'aide de Synergy de la façon habituelle. Pour ce qui est des diffusions individuelles, les salles de visionnement de l'audiovisuel sont le 2.184, 2.185a et 2.185b (à l'édifice Decelles) et RC-244 (au 3000, chemin de la Côte Ste-Catherine).

Assistance de l'audiovisuel

En salle de cours vous avez toujours accès à l'assistance de l'audiovisuel en téléphonant au numéro 5606 . Pour toutes questions ou difficultés éprouvées avec le logiciel Synergy, vous pouvez nous joindre au 340-6565.